福祉に係る団体等が開催する総会、会議等について

福祉に係る各種団体、委員会等が開催する総会、会議等について（新型コロナウイルス感染拡大防止への対応）

各種団体の定期総会や協議会等の会議（以下「会議等」という。）について、今般のコロナウイルスの影響により通常開催することが懸念されております。福祉関係団体の会議等について、開催の必要性を踏まえたうえで次のとおり検討の上、対応をお願いします。

1 開催の見直しや書面開催の活用

1. 開催自体の延期又は中止
2. 書面による開催
   ※可能と判断されるものについては、参集せず書面による開催とする。
3. 1.又は2.ができず、やむを得ず参集による開催をする場合
   1. 3密（密閉、密集、密接）を避ける
      • 席と席の間の間隔をあける（互いに手を伸ばしても届かない範囲）
      • 委任状等により必要最小限の参加人数とする
      • 会議時間をできるだけ短縮して行う
      • 約30分ごとに5分間程度の換気を行う
   2. 参加者は、マスクによる咳エチケットや手洗いを徹底する
   3. 消毒用アルコール液や次亜塩素酸水による消毒液の設置

2 書面開催の進め方（例）

1. 都合により書面開催をすることを伝え、会議等の「開催案内」、「議案」、「書面表決書」を会員や委員等（以下「会員等」という。）に配布する。
2. 会員等から「書面表決書」を提出してもらう。
3. 集めた「書面表決書」を役員（又は事務局）等で集計する。
4. 書面による採決（議決）を行う。
5. 回覧、通知等で会員等にお知らせする

なお、「書面開催（表決）の案内」と「書面による議決結果」について、参考文書として別紙1及び別紙2に記載しておりますので、ご参考下さい。

• 別紙1 （Word 24.4KB）
• 別紙2 （Word 18.3KB）

3 書面開催を行う場合に留意する点

会議等の書面開催（書面表決）は、あくまでも緊急避難的に行うものでありますが、今後の事も考慮して、あらかじめ定款や会則等に必要事項を明記しておくことが適当であると思われます。
例えば、定款や会則等の条項に、次の規定を加えます（ただし、あくまでも一例でありますので、各団体においてご判断ください。）。

• ※1 「その他の方法」とは、例えば、SkypeなどによるIT・ネットワーク技術を活用したリモート会議の方法です。
• ※2 「第△条第〇項の規定」とは、例えば「委員の過半数をもって決する」などの議決規定を定めた条項の事です。

4 （福祉に係る）NPO法人の総会等の開催について（参考）

特定非営利活動法人（NPO法人）の総会については、特定非営利活動促進法（平成10年法律第7号、以下「法」という。）で毎年1回必ず社員総会を開催することが義務付けられています。ただし、今回の場合等、対面での社員総会ができない場合に次のような代替策がありますのでご参考ください。

（1）法14条の7による議決

• 法14条の7 （PDF 86.2KB）

法第14条の7によると、対面での社員総会ができない場合、出席しない社員による書面、又は代理人により表決することができます。また、電磁的方法（電子メール等）によって表決することができます。
ただし、この場合、あらかじめ定款等に定めておく必要があり、特定の日時や場所等において総会が開催されることが前提の手法であるため、理事長・議長や議事録署名人など総会成立のために必要な最小限の社員は実際に参集する必要があります。

（2）法14条の9による議決

• 法14条の9 （PDF 86.2KB）

この条項では、「社員総会の決議の省略」を定めており、書面と電磁的記録による社員総会の開催や「持ち回り決議」も制度上可能とされています。
書面若しくは電磁的方法等による表決を行った社員は総会に出席したものとみなされますので、実際に社員が集まらなくても、社員総会を開催することができます（いわゆる「みなし決議」といわれるものです。）。
ただし、社員総会の決議の省略は、今回のような緊急性がある場合でのみの運用になりますので、理事又は社員が社員総会の目的である事項について提案した場合において、当該案件につき社員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示を示した場合にのみ可能となります。