山形市が保有する個人情報の保護

個人情報保護制度は、個人情報の保護に関する法律（以下「保護法」といいます。）その他関係法令に基づき運用されています。

この制度は、市が保有している個人情報を適切に取り扱うためのルールを決め、また市民の皆さんに自分の情報の所在や内容を確認するための開示等を求める権利を保障するものです。

この制度により、市はプライバシーなどの個人の権利利益を適切に保護し、安心して信頼できる市政の推進に努めています。

この制度を実施する機関（市の機関等）

市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会、病院事業管理者、上下水道事業管理者、消防長、財産区です。

なお、病院事業管理者については、保護法を適用する範囲が一部異なります。

対象となる個人情報

生存する個人に関する情報であって、氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいいます。氏名などが記載されていなくても、他の情報と容易に照合することができ、それによって個人が特定される情報も含みます。

また、個人識別符号（個人番号、住民票コード、国民健康保険の被保険者番号等、法令で定められているもの）も個人情報に含みます。

個人情報を適正に取り扱うためのルール

個人情報を適正に取り扱うため、保護法その他関係法令を遵守します。主な取扱い（病院事業管理者を除く。）については次のとおりです。

保有に関する制限

個人情報を保有するに当たっては、法令・条例の定める所掌事務又は業務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用目的をできる限り特定します。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有しません。

不適正な取得の禁止

偽りその他不正の手段により個人情報を取得しません。

利用目的以外の目的のための利用及び提供の禁止の原則

利用目的以外の目的のために個人情報を自ら利用し、又は提供しません。

なお、法令に基づく場合や、保護法で認められている例外的な事項に該当する場合（例：本人の同意があるとき等）には、利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用し、又は提供することがあります。

正確性の確保・安全管理措置

事務の目的に必要な範囲内で、保有個人情報を正確かつ最新の状態に保ちます。また、漏えい、改ざん、滅失等のないよう適正に管理するための措置を行います。

個人情報取扱事務届出簿の閲覧

個人情報を取り扱っている事務の内容を市民相談課・情報公開窓口で閲覧することができるようにします。

個人情報の開示・訂正・利用停止を求める権利の保障

開示請求

市の機関等が保有している行政文書に記録されている個人情報について、本人がその開示を請求することができます。

請求の方法

「保有個人情報開示請求書」（下記のリンクより掲載されているページに移動してダウンロードいただくか、市役所1階の市民相談課・情報公開窓口でお求めください）に氏名、住所、開示を求める個人情報の内容など、必要事項を記入して提出してください。このとき、運転免許証など本人であることを証明する書類が必要となります。

なお、郵送による開示請求も可能です。その場合には、「保有個人情報開示請求書」に必要事項を記入したもの、運転免許証など本人であることを証明する書類の複写物及び住民票の写し（30日以内に作成された原本）を情報公開窓口へ送付してください。

本人確認書類の詳細は下記のリンクより、「保有個人情報開示請求書」のページへ移動してご確認ください。

• 保有個人情報開示請求書のページ（請求書のダウンロード及び本人確認書類の詳細はこちら）

開示・非開示の決定

個人情報を開示するかどうかの決定は、請求書を受け付けた日から14日以内（受付日の翌日が起算日となります。）に行い、決定通知書（開示・一部開示・非開示）でお知らせします。やむを得ない理由があるときは、決定期間を延長することがあります。

開示または一部開示の場合は、開示の実施方法等を決定通知書に記入してお知らせします。

開示できない情報（不開示情報）

請求があった個人情報は、原則として開示されますが、次のような情報が記録されている場合は、開示できません。

1. 開示請求者の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報
2. 開示請求者以外の個人に関する情報（事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。）であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により開示請求者以外の特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合することにより、開示請求者以外の特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）若しくは個人識別符号が含まれるもの又は開示請求者以外の特定の個人を識別することはできないが、開示することにより、なお開示請求者以外の個人の権利利益を害するおそれがあるもの。ただし次に掲げる情報を除く。

• 法令の規定により又は慣行として開示請求者が知ることができ、又は知ることが予定されている情報
• 人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報
• 当該個人が公務員等である場合において、当該情報がその職務の遂行に係る情報であるときは、当該情報のうち、当該公務員等の職及び当該職務遂行の内容に係る部分

3. 法人その他の団体に関する情報又は開示請求者以外の事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、次に掲げるもの。ただし、人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報を除く。

• 開示することにより、当該法人等又は当該個人の権利、競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがあるもの
• 行政機関等の要請を受けて、開示しないとの条件で任意に提供されたものであって、法人等又は個人における通例として開示しないこととされているものその他の当該条件を付することが当該情報の性質、当時の状況等に照らして合理的であると認められるもの

4. 国の機関、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人の内部又は相互間における審議、検討又は協議に関する情報であって、開示することにより、率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ、不当に国民の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定の者に不当に利益を与え若しくは不利益を及ぼすおそれがあるもの
5. 国の機関、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人が行う事務又は事業に関する情報であって、開示することにより、次に掲げるおそれその他当該事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの

• 開示決定等をする場合において、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれ

• 開示決定等をする場合において、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれ

• 監査、検査、取締り、試験又は租税の賦課若しくは徴収に係る事務に関し、正確な事実の把握を困難にするおそれ又は違法若しくは不当な行為を容易にし、若しくはその発見を困難にするおそれ

• 契約、交渉又は争訟に係る事務に関し、国、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人の財産上の利益又は当事者としての地位を不当に害するおそれ

• 調査研究に係る事務に関し、その公正かつ能率的な遂行を不当に阻害するおそれ

• 人事管理に係る事務に関し、公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれ

• 独立行政法人等、地方公共団体が経営する企業又は地方独立行政法人に係る事業に関し、その企業経営上の正当な利益を害するおそれ

存否に関する情報

保有個人情報の存否を答えるだけで不開示情報を開示することとなると判断される場合には、当該保有個人情報の存否を明らかにしないで不開示決定を行います。

開示の方法

決定通知書と併せて「保有個人情報の開示の実施方法等申出書」を送付いたしますので、希望する実施方法等について記入のうえ、ご提出ください。情報公開窓口における開示の実施を希望する場合には、決定通知書に記載されている日時から希望する日時を選択し、その日の前日までに申出書が情報公開窓口に到着するように提出してください。

なお、「保有個人情報開示請求書」に記載いただいた「求める開示の実施方法等」により開示の実施が可能な場合には、決定通知書にその旨を記載してお送りします。この場合、「保有個人情報の開示の実施方法等申出書」の提出は不要です。

保有個人情報の開示の方法には、「閲覧・視聴・写しの交付」があり、写しの交付を希望する場合は、実費を負担していただきます。保有個人情報の写しは、郵送でも受け取ることができますが、郵送料を負担していただきます。

電磁的記録の開示の方法について

電磁的記録の開示の方法は以下の表のとおりです。

保有個人情報の区分	開示の方法
フィルム（マイクロフィルムを除く。）に記録されている保有個人情報	当該保有個人情報に係る部分を専用機器により映写したものの視聴
録音テープに記録されている保有個人情報	次に掲げる方法 1　当該保有個人情報に係る部分を専用機器により再生したものの聴取 2　当該保有個人情報に係る部分を録音カセットテープに複写したものの交付
録画テープに記録されている保有個人情報	次に掲げる方法 1　当該保有個人情報に係る部分を専用機器により再生したものの視聴 2　当該保有個人情報に係る部分をビデオカセットテープに複写したものの交付
マイクロフィルムに記録されている保有個人情報	当該保有個人情報に係る部分を用紙に出力したものの閲覧又は交付
その他の電磁的記録に記録されている保有個人情報	次に掲げる方法であって、市の機関等が保有する処理装置及びプログラム（電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。）により行うことができるもの 1　当該保有個人情報に係る部分を用紙に出力したものの閲覧又は交付 2　当該保有個人情報に係る部分を専用機器（開示を受ける者の閲覧又は視聴の用に供するために備え付けられているものに限る。）により再生したものの閲覧又は視聴 3　当該保有個人情報に係る部分をフロッピーディスク又は光ディスクに複写したものの交付

写しの交付に係る費用一覧

作成方法	費用の額
電子複写機による複写（日本工業規格A列3番以下の大きさの用紙に複写する場合）・モノクロ	1枚につき10円
電子複写機による複写（日本工業規格A列3番以下の大きさの用紙に複写する場合）・カラー	1枚につき20円
用紙に出力したもの（日本工業規格A列3番以下の大きさの用紙に複写する場合）・モノクロ	1枚につき10円
用紙に出力したもの（日本工業規格A列3番以下の大きさの用紙に複写する場合）・カラー	1枚につき20円
録音カセットテープ（120分）に複写したもの	1巻につき120円
ビデオカセットテープ(120分)に複写したもの	1巻につき250円
フロッピーディスク(2HD)に複写したもの	1枚につき60円
光ディスク(CD-R)に複写したもの	1枚につき100円
光ディスク(DVD-R)に複写したもの	1枚につき200円
委託等による複写	委託等に要した額

訂正請求

開示を受けた自分の個人情報に事実の誤りがあるときは、その訂正・追加・削除を請求することができます。

訂正請求の方法は、開示請求の方法と同様ですが、開示を受けた日から90日以内に行う必要があります。

また、訂正するかどうかの決定は、請求書を受け付けた日から30日以内（受付日の翌日が起算日となります。）に行い、決定通知書でお知らせします。やむを得ない理由があるときは、決定期間を延長することがあります。

訂正の基準について

1. 訂正請求に理由があると認めるときは、当該訂正請求に係る保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、訂正を行う決定をします。
2. この制度は、行政機関の長等の努力義務として定めている保護法第65条の「正確性の確保」を受けて、本人が関与し得る制度として設けられており、同条と同様に、利用目的の達成に必要な範囲内での訂正を義務付けるものです。よって、訂正請求に係る保有個人情報の利用目的に照らして、訂正の必要がないときは、訂正する義務はありません。
3. 「訂正請求に理由がある」とは、調査等の結果、請求どおり保有個人情報が事実でないことが判明した場合をいいます。
4. 調査は、保有個人情報の利用目的の達成の範囲内で行い、訂正することが利用目的の達成に必要でないことが明らかな場合は、特段の調査を行いません。例えば、過去の事実を記録することが利用目的であるものについて、現在の事実に基づいて訂正することを請求するような場合は、訂正する必要がないことが考えられます。
5. 適切な調査等を行ったにもかかわらず、事実関係が明らかにならなかった場合には、「訂正請求に理由がある」と確認ができないことになりますので、訂正決定を行うことはできません。

利用停止請求

開示を受けた自分の個人情報が、保護法に規定した取扱いのルールに反して取り扱われているときは、その利用停止を請求することができます。

利用停止請求の方法は、開示請求の方法と同様ですが、開示を受けた日から90日以内に行う必要があります。

また、利用停止をするかどうかの決定は、請求書を受け付けた日から30日以内（受付日の翌日が起算日となります。）に行い、決定通知書でお知らせします。やむを得ない理由があるときは、決定期間を延長することがあります。

利用停止の基準について

1. 利用停止請求に理由があると認めるときは、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、利用停止を行う決定をします。ただし、当該請求に係る保有個人情報の利用停止をすることにより、当該保有個人情報の利用目的に係る事務の性質上、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、この限りではありません。
2. 「利用停止請求に理由がある」とは、保護法第98条第1項第1号又は第2号に該当する違反の事実があると認めるときです。
3. 「個人情報の適正な取扱いを確保する」とは、保護法第98条第1項第1号又は第2号に該当する違反状態を是正するという意味です。
4. 「必要な限度」とは、例えば、利用停止請求に係る保有個人情報について、そのすべての利用が違反していればすべての利用停止を、一部の利用が違反していれば一部の利用停止を行う必要があるということです。また、例えば、利用目的外の利用を理由として、本人から保有個人情報の消去を求められた場合には、個人情報の適正な取扱いを確保する観点から、当該利用目的外の利用を停止すれば足ります。この場合、当該保有個人情報を消去するまでの必要はなく、仮に消去してしまうと、本来の利用目的内での利用も不可能となり、適当ではありません。

決定に不服があるとき

市の機関等の決定に不服があるときは、行政不服審査法に基づき、審査請求をすることができます。この場合、市の機関等は公正かつ慎重な判断をするために、学識経験者で構成する山形市情報公開・個人情報保護審査会に諮問し、その答申を尊重して、決定等を行います。