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光ディスク等による給与支払報告書の提出について

光ディスク等による給与支払報告書の提出について

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市長の承認を受けた場合は、事業所が提出する給与支払報告書(個人別明細書)を光ディスク等(FD、MO、CDなどの記録媒体)で提出することができます。

光ディスク等で給与支払報告書を提出するメリット

  1. 提出時のペーパーレス化
  2. 特別徴収税額の管理の効率化 (事業所の申出により、山形市から従業員の方々の特別徴収額、月割額を記載した特別徴収税額通知書を送付するときに、合わせてデータを送付します)
注意 特別徴収税額決定通知書などは、郵送にて送付します

新規手続の流れについて

  1.  事業所から提出承認申請書および給与支払報告書テストデータを提出(新規提出予定年の前年10月31日まで)していただきます。
  2.  山形市で給与支払報告書テストデータのテスト処理をします。
  3.  山形市で提出承認(または不承認)の通知を送付します。
  4.  承認を受けた事業所から給与支払報告書データを提出していただきます。(毎年1月末日まで)
  5. 給与支払報告書提出時に特別徴収税額データ用の光ディスク等の送付があった事業所には、税額決定通知書の送付にあわせて、税額のデータも送付します。(毎年5月中旬頃)
注意 上記4・5は毎年の処理になります

  提出承認申請について提出先

  1. 受付窓口 市民税課(市役所2階21番窓口)
  2. 受付時間 午前8時30分から午後5時15分まで

手続き時の必要なもの

  1. 光ディスク等提出承認申請書
     給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書(PDF形式)
     給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書(WORD形式)
  2. 給与支払報告書テストデータ

給与支払報告書データ作成方法について

 データの形式については、総務省通達規格(CSV)で、各自治体で統一の取り扱いができるものです。 詳しくは、総務省(外部サイト)の「光ディスク等により給与支払報告書を提出する場合の規格等について」をご覧ください。

承認後の給与支払報告書データの提出について

提出するもの

  1. 給与支払報告書データを収めた光ディスク等(正・副2枚)
  2. 給与支払報告書総括表(紙)  
  3. 特別徴収税額のデータを希望する場合はデータを収める光ディスク等                   ※データを収める光ディスク等の提出がない場合は、データの送付は行いません。

提出方法と提出期限

 給与支払報告書のデータを収めた光ディスク等を、市民税課へ直接持参、もしくは郵送で、毎年1月31日まで提出してください。
※1月31日が休日にあたるときは、その翌日(あるいは翌々日)が提出期限となります。

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